A lei que implementou a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica nos diz que é direito de toda a pessoa física e jurídica arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

 

Pois bem, no de 2020 o Decreto 10.278 regulamentou o assunto, mas traz alguns pontos de atenção para aqueles que querem correr e digitalizar toda a papelada.

 

O primeiro ponto é que a lei deixa claro que não é permitido o descarte de documento com “conteúdo de valor histórico”, mas por hora não há um esclarecimento acerca do que seja este “conteúdo de valor histórico”, o que por si só já gera uma grande insegurança.

 

O segundo ponto é que a digitalização de documentos que envolvem o poder público segue padrões devidamente descritos no Decreto, o qual dever ser estritamente observados para se garantir o reconhecimento destes perante o Estado.

 

Já para os documentos que envolvam particulares a norma estabelece que, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade dos documentos digitalizados será válido desde que os requisitos da digitalização tenham sido escolhidos de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

 

Na hipótese de não ter havido acordo prévio entre as partes, aplicam-se as exigências previstas para os documentos que envolvam entidades públicas.

 

Desta forma, a fim de evitar futuras discussões, lembrem-se de colocar um adendo nos contratos mais importantes sobre a forma de digitalização antes de sair descartando, assim como passem a incluir uma cláusula específica nos novos contratos a fim de evitar discussões futuras.

 

Lembrem-se, estamos falando de documentos físicos que serão digitalizados e não de documentos já elaborados na forma digital.